Datenschutzordnung im Sportverein
Präambel
Der SV Hertmannsweiler verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert
personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation
des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des
Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des
Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen
Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten,
gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von
Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch
nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten
Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten
im Internet veröffentlicht und an Dritte
weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen
ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten
verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener
Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher
Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von
betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses
verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:
Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl,
Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen
und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und
E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben
werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet,
soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz)
und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
(Ergänzung:
Weiterleitung personenbezogener Daten der Mitglieder an den zuständigen
Landessportbund/Landessportverband - siehe Satzungsbausteine).
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
über Vereinsaktivitäten
werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der
Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht
und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus
allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer
an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos,
die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht
wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der
abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des
Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter
mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und
Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten
für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der
datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist
die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (alt: z.B. dem Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas
Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse
der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14
DSGVO erfüllt werden. Er ist für
die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von
Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den
jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B.
Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern)
insofern zur Verfügung gestellt, wie es die
jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten
personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen
an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der
betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die
Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum
Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur
Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte
benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen),
stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und
Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung.
Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine
Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für
diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der
Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der
vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in
einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts
verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die
Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit
personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands,
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen
und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang
mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig
mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen
Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem
Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte
Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner
Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft
keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen
Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen. (Alternative: Begründung,
aus welchen Gründen der Verein derzeit keinen
Datenschutzbeauftragten zu bestellen hat).
Passus 8 entfällt, da der SVH nicht zehn Personen beschäftigt, die ständig mit
der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten involviert sind.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von
Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von
Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit.
Änderungen dürfen
ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit,
den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen
werden.
2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im
Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen
für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B.
Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen
Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit.
Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit
weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen
datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters
Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26
BGB die Genehmigung für den Betrieb eines
Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist
unanfechtbar.
§ 10 Verstöße
gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen
nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder – weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine
datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den
Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am
25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung
auf der Homepage des Vereins in Kraft.
Quelle:
Landessportbund Nordrhein-Westfalen e.V.
http://www.vibss.de/ Autor:
Elmar Lumer Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass keinerlei Haftung für
die korrekte Anwendung im Einzelfall und Aktualität
der Informationen zum Zeitpunkt der Verwendung übernommen
werden kann. Die Informationen können insoweit nur
Anregungen liefern und sind stets an die individuellen Bedürfnisse
im Einzelfall anzupassen. Wir empfehlen Ihnen im Einzelfall ergänzend
rechtlichen Rat im Vorfeld einzuholen.